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关子做好村“两委”换届选举中档案管理工作的通知

烟莱档字〔2007〕4号

各镇、街道，莱山经济开发区、APEC产业园，区直有关部门：
    全区村“两委”换届工作即将全面展开。为加强换届过程中的档案管理，确保相关档案资料齐全完整和安全保管，根据《中国共产党基层组织选举工作暂行条例》、《中华人民共和国村民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《山东省实施<中华人民共和国村民委员会组织法>办法》等有关法律法规和《山东省村级档案管理办法(试行)》等有关精神，结合莱山区实际，现就如何做好村“两委”换届选举中的档案管理工作通知如下：
    一、切实加强组织领导和监督指导。村“两委”换届选举是全区农村政治生活中的一件大事，换届选举过程中形成的档案是换届选举活动的真实记录。及时做好档案的收集、整理、保管、利用和清理、移交，维护“两委"换届的历史面貌，对于促进换届工作的顺利进行和换届后各项工作的顺利开展，具有十分重要的意义。各有关部门要高度重视，将档案工作与换届工作同步布置，同步检查。各村委要进一步明确分管领导和具体工作人员，使档案工作有人抓，有人干，以对历史、对事业、对人民高度负责的精神做好这项工作。
    二、全面开展档案清理工作。“两委”换届前，村档案人员要对库存档案进行全面清点，做好档案数量统计，并按档案类别编制目录。原村“两委”工作人员要将本人在执行公务活动中形成的属于归档范围的文件材料，全部移交给档案人员，任何个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。
三、建立完善的换届选举档案。各级选举机构要根据工作需要，设立档案组或文件材料组，并配备足够的专(兼)职档案人员，开展换届选举档案的收集、整理、编目、归档和管理、利用、移交工作。要将档案收集管理，作为一项重要内容，纳入有关换届选举培训工作之中。凡是换届选举过程中形成的，反映换届选举历史面貌、具有查考和利用价值的文字、图表、录音、录像等文件材料，都在收集范围之内。
    四、做好档案资料交接和管理工作。换届选举档案的保管，应按照形成单位分级集中统一管理。市、区两级选举机构形成的换届选举文件材料，归机关文书档案，选举工作结束后由区选举机构负责，分别移交区委组织部、区社会发展局综合档案室统一保管。镇、街道、园区选举机构形成的换届选举文件材料，归镇、街道、园区机关文书档案，选举结束后由镇、街道、园区选举机构负责，移交镇、街道、园区机关综合档案室统一保管。选举过程中形成的选票、委托书，要装入档案袋，并用统一印发的封条密封，选举结束后，其档案交镇、街道、园区综合档案室代管。上一届村民委员会应当自新一届村民委员会产生之日起七日内向新一届村民委员会移交档案资料。移交时，要履行交接手续，做到帐物相符。新一届村民委员会应明确分管档案工作的领导，确定负责档案管理的具体人员，确保本村档案的完整、安全和有效利用。
五、强化监督检查。各级各部门要紧密配合，协调工作，加大指导力度，适当时机，将组织联合检查组，对选举过程中的档案管理工作进行检查。要严格按照档案管理的有关规定办理，坚决杜绝违犯档案法规的行为。凡是换届选举过程中应归档的文件材料，任何单位和个人不得私自留存和拒绝归档。密封的选票在保管期内不经上级主管部门批准，任何单位和个人不得私自开启。档案的销毁，要严格按照有关规定办理销毁手续，不经批准任何人都不得擅自销毁。在新老班子的交接过程中，任何人都不得将财会、经营等档案资料私自隐藏或拒绝移交。对在村“两委"换届过程中，违犯档案法规的单位或个人要严肃处理，情节严重的要追究法律责任。

                                                     中共烟台市莱山区委组织部
                                                     烟台市莱山区社会发展局
                                                     烟台市莱山区档案局
                                                     二OO七年十月二日