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山东省中小学校档案管理暂行办法

第一章  总则

   第一条  为了进一步加强我省中小学校档案工作，提高档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定，结合全省中小学档案工作实际，制定本办法。
   第二条  本办法所称中小学校档案（以下简称学校档案）系指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
   第三条  学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。各级教育行政部门和学校要把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，列入领导议事日程。
    第四条  学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时。布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章    管理体制、机构和人员

   第五条  学校档案工作由各级教育行政部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。学校要确定一名校长分管档案工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。
    第六条  学校设立综合档案室，由校长办公室领导，其基本任务是：
   （一）贯彻落实党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校档案工作制度和规划；
   （二）集中统一管理学校各类档案，维护档案的完整与安全，为党和国家积累档案史料；
   （三）编制必要的档案检索工具，积极提供服务，开发档案信息资源；
   （四）组织学习档案业务知识，指导立卷、归档工作，开展档案宣传；
   （五）做好档案统计工作，及时上报统计结果。
    第七条  配备与学校档案工作相适应的专（兼）职档案工作人员。学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，工作认真负责，积极接受业务培训。遵守纪律，身体健康，并具有大专以上的文化水平，具备档案和微机管理知识。
    第八条  学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等的福利待遇。
    第九条  学校档案工作人员在一定时间内保持相对稳定，调动工作时做好档案业务交接。

第三章  文件材料的收集、立卷和归档

   第十条  学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
   第十一条  学校各部门要安排一名专（兼）职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。实行文书处理部门立卷制度。
  第十二条归档范围
（一）党政管理类
   主要包括学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
   （二）教育教学类
   主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、德育教育和外事交流等活动中形成的文件材料。
   （三）科研类
   按照国家档案局颁发的《利学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。
   （四）基建工作类
   按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和山东省教委、省档案局1992年颁发的《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》执行。
  （五）仪器设备类
   主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
  （六）财会类
   按照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》执行。
（七）声像类
   主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音录像带、磁盘、影视胶片、光盘等。
   （八）实物类
   主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。
   第十三条  归档时间
   （一）党政管理类文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；
   （二）教育教学类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次学年的寒假以前归档；
   （三）科研类文件材料在科研课题鉴定后归档；
   （四）基建类文件材料，在项目完成后两个月内归档；
   （五）财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交：
   （六）仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；
   （七）照片、音像制品和实物，随时整理，定期归档。
    第十四条  归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰；案卷质量符合有关规范和标准要求。
    中小学档案工作业务建设规范另行制定。
    第十五条  学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载休、形式的文件材料，必须按规定移交归档，集中管理，不得拒为己有。

第四章  档案管理和利用

   第十六条  学校要有专用档案库房，档案库房必须符合档案管理要求，做到防盗、防火防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。
   第十七条  配置必要的和符合档案管理要求的档案设备，积极改善档案保管条件；适应现代化要求，逐步实行电子计算机管理档案。
   第十八条  学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架。
    第十九条  学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定意见由学校档案部门提出，经校领导同意后，组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，对失去保存价值的档案进行登记造册，领导审批后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。
    第二十条  档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向当地档案部门和上级主管部门报送档案统计结果。
    第二十一条  学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。
    第二十二条  学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。
    第二十三条  档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。
    第二十四条  学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。
    第二十五条  对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。
    第二十六条  学校综合档案室应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；配合学校中心工作，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。

第五章  奖励与处罚

    第二十七条  学校应建立健全档案工作检查、评估和考核制度，对档案工作成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员给予表彰奖励。
    第二十八条  对于违反《中华人民共和国档案法》行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。

第六章  附则

   第二十九条  各级教育行政部门和学校可结合实际制定实施细则。
   第三十条  普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行。
   第三十一条  本办法由省教育厅负责解释。
   第三十二条  本办法自发布之日起施行。