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山东省民营企业档案管理暂行办法

    第一条  为加强民营企业档案工作，促进档案工作为民营企业生产经营服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）、《山东省档案条例》、《企业档案管理规定》，结合本省实际，制定本办法。
第二条  本办法所称的民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、科研、基建以及各项管理活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。
    第三条  本办法适用于本省行政区域内的所有民营企业。
    其他民营经济组织的档案管理可参照本办法。
    第四条  民营企业档案属于民营企业所有，受国家法律保护，民营企业及其工作人员都有保护本企业档案的义务。
    第五条  省和市、县（市、区）档案行政管理部门对本行政区域内民营企业档案管理依法进行监督和指导，其职责是：
    （一）监督、检查档案法律、法规和规章的执行情况，依法查处档案违法行为；
    （二）进行档案业务指导，组织档案业务培训；
    （三）组织档案资源开发、利用，提供档案业务咨询和服务。
    第六条  民营企业应遵守《档案法》、《实施办法》和《山东省档案条例》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
    第七条  民营企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
    （一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
    （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
    （三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
    （四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
    第八条  民营企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
    第九条  民营企业应根据国家法律法规和有关规定，结合本企业实际制定文件材料归档范围，内容包括：
    （一）党群工作形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等群团方面形成的文件材料。
    （二）行政管理工作形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，企业领导班子构成及变更，企业内部机构及变更，企业领导班子的活动，综合性行政事务，文秘、机要、信访工作，法律事务，纪检监察，公证，审计，职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘，职工教育与培训，医疗卫生，后勤福利，住房管理，公安保卫，外事等方面工作形成的文件材料。
    （三）经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。
    （四）生产技术管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全，消防工作，交通管理，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。
    （五）产品生产或业务开发工作形成的文件材料：包括产品的市场调研、立项论证、设计，产品的工艺、工装、试制、加工制造，产品的销售与售后服务，产品鉴定、评优、质量事故分析、处理以及业务项目的研发与形成、经营、保障与监督等方面的文件材料。
    （六）科学技术研究工作形成的文件材料：包括科研项目的调研、申报立项，研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用等方面的文件材料。
    （七）基本建设和技术改造工作形成的文件材料：包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。
    （八）设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废、事故分析与处理等方面的文件材料。
    （九）会计工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。
    （十）职工个人管理形成的文件材料：包括干部职工、离退休人员、死亡人员的履历、鉴定考核、专业技术职务评聘、奖励与处分、工资、保险、福利待遇、培训与岗位技能评定等方面的文件材料。
    （十一）其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。
    第十条  民营企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
    第十一条  归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
    第十二条  民营企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
    第十三条  民营企业采取有效措施对档案进行安全保管，切实加强民营企业档案中对国家和社会具有保存价值的或应当保密的档案的管理，切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
    民营企业不具备保管档案条件的，可以委托当地国家综合档案馆代管其企业档案。
    民营企业保管档案条件恶劣或者其他原因被认为可能导致对国家和社会具有保存价值的档案严重损毁或不安全的，档案行政管理部门可采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。
    第十四条  民营企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
    第十五条  民营企业要根据有关规定做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
    第十六条  民营企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
    第十七条  民营企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。
    第十八条  民营企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
    第十九条  民营企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
    第二十条  民营企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
    第二十一条  民营企业的档案，因单位终止的，其档案归属依法向变更后的单位移交；没有接受者的，可向其所在地的市、区、县档案馆移交。
    第二十二条  民营企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
    第二十三条  本办法由山东省档案局负责解释。
    第二十四条  本办法自2004年7月1日起实施。