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烟台市莱山区文件材料归档方法改革方案

一、总则
（一）法律法规依据：
《中华人民共和国档案法》；
《中华人民共和国档案法实施办法》；
《归档文件整理规则》；
《山东省档案条例》。
本方案关于电子文件归档与电子档案管理工作，依照烟台市档案局关于《烟台市电子文件管理暂行办法》制定。
（二）文件材料归档方法改革的指导思想：
通过对传统的文件立卷归档方法的继承和改革，建立一种操作简易、格式规范、便于保管和利用，同时又能充分发挥现代科学技术在档案管理中的应用，特别是为了适应我区办公自动化的要求，便于档案部门在完善纸张文件、档案管理的基础上，开展对电子文件、档案的管理，实现以计算机为中心，纸质、光盘两种介质并存，两种介质可以转换，作用各有侧重的复合文档管理模式。
（三）实施步骤
1、纸质文件材料归档改革工作从2003年（即2002年1月1日以后产生的文件材料）开始，在组织业务培训的基础上在全区全面展开。
2、我区的纸质文件材料归档改革同办公自动化工作结合起来，在实施纸质文件材料归档方法改革的同时，使用杰瑞档案管理系统，对相应的电子文件进行归档管理，文件可以即时产生，即时归档。
3、建区以来产生的、需要归档的文件，都应按要求转换到“杰瑞档案管理系统”。各单位在按法定时间向区档案馆移交档案时，要保证电子文件的完整性、有效性和安全性，否则依法追究责任人的责任。
（四）适用范围
本方案适用于区内各级机关、团体、事业单位和其它组织的文书材料的整理归档。

二、组织管理
（一）区档案局按分级管理的原则对全区文件材料归档方法改革及电子文件的归档、管理进行监督指导，保障各种介质文档的行政效力和法律的凭证作用，以及文件、材料归档后的安全和有效提供服务。
（二）各单位综合档案室是本单位电子文件归档和电子档案管理的专责机构，在做好文件材料立卷归档方法改革的同时，负责对本单位所产生和接收到的电子文件的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行监督指导。
（三）电子文件、档案数据库的管理
1、按照集中管理的原则，各单位的文件、档案数据（包括其它专业档案的目录数据）集中由各单位综合档案室统一管理。
2、各综合档案室的文件、档案数据库要存放在本单位档案室内，有防潮、防磁、防盗、防泄密、防电脑病毒等安全设施。
3、各单位的文件、档案数据库与本单位其它对外开放政务信息的数据库实施物理隔离，不能与对外开放网络发生直接或间接的链接。
（四）各单位要根据有关规定制定、修改和完善档案的管理制度，包括文书档案的归档制度，电子文件的审发确认制度及收集归档、保管利用、保密制度等。

三、文件材料归档程序、办法
（一）纸质文件、材料的归档、整理
1、归档要求：
（1）按照归档范围的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。
（2）永久、长期和“二套”保存的文件材料应去掉原装订的金属物，并采用对纸张无损害的粘合剂或“三孔一线”方式重新将文件装（粘）合，已装订成册的刊物、书籍保持原貌。
（3）凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠、裁剪。
（4）须永久、长期保存的材料，字迹要符合保存要求。文件材料有字迹扩散或者圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写等情况，应当进行复制，禁止使用色带打印文件、材料。
（5）凡本单位制发的文件仍然实行“二套”归档制度。
2、归档时间：平时归档，纸质文件与电子文件同时归档，即时行文即时归档。凡没有形成电子文件的材料（如会议记录等）放在年底归档，便于文件之间的连贯。
3、归档方法：
（1）总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。
（2）“件”的含义：
1）指单份文件，一份文件为一件；
2）文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文等，两件作为一件；
3）文件处理单（表）与被处理文本合为一件。
4）各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；
5）各种零散材料如审批表、通知书等名称相同的为一件。
4、文件材料分类：
按照保管期限――年度――机构分类，也可按照保管期限――年度――问题分类；文件较少的单位可实行保管期限――年度两级分类，但排列顺序要相对固定。
5、文件材料排列：
（1）先将归档文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。要按《文书档案保管期限表》确定文件的价值，不同价值的文件要分别整理。
（2）同一文件的不同稿本，正本在前定稿在后，正文在前附件在后，原件在前复制件在后，转发文在前被转发文在后，复文在前来文在后；不同文字的文本，原文在前，译文在后。
6、文件材料编号：
（1）归档文件、材料应逐件在首页上方的空白居中处用蓝色印油加盖归档章，有文件处理单的盖在文件处理单上方空白居中处，并填写有关栏目的内容。填写归档章项目时应用碳素墨水。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料。
（2）归档章的项目及填写内容：
1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
2）机构（问题）：按照机构或问题分类的，填写机构或问题名称，不按机构或问题分类的单位此栏可空。
3）年度：填写文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
4）期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称，永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”，或者“二套”。
5）室编件号：在分类方案最低一级类目内，按文件材料的排列顺序逐件编号，即在同一保管期限、同一年度从“1”开始标注，每年形成“永”、“长”、“短”、“二套”四个流水号。
6）馆编件号：档案移交区档案馆时，由区档案馆根据有关规定编制填写。
在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
7、文件材料装盒：
（1）档案编号后，按照归档文件室编件号顺序装入档案盒，并填写盒脊和备考表。备考表放在盒内所有文件之后。
（2）备考表填写内容。
1）盒内文件情况说明：包括盒内文件收集的齐全程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）、整理情况（如修改、补充、移出、销毁等）。
2）整理人：填写负责整理该盒归档文件人员的姓名。
3）检查人：填写检查归档文件整理质量人员的姓名。
4）日期：按归档文件整理完毕的日期填写。
8、编制归档文件目录：
（1）归档文件按保管期限分别编制归档文件目录，应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。并根据需要编制《专题目录》、《文号索引》等检索工具，以方便利用。
（2）文件目录一律要求打印。文件题名要打印准确，无题名文件按文件内容拟制题名，格式规范。
（3）文件目录打印数量为一式三份，一份装入盒内，一份装订作检索工具，一份交档案馆。
（二）电子文件的归档、整理
电子文件应与纸质文件同时归档，坚持随时生成随时归档的原则。
1、归档要求：
（1）各单位凡是由打字室打印或直接在计算机上草拟的文件，都必须填写发文稿纸，交领导审阅签发。
（2）经领导签发的文件制成正式的文件下发时，电子文件应同时产生2份纸质文件。发文稿纸、电子文件、2份纸质文件应及时向本单位档案室移交，并通过杰瑞档案管理软件在综合档案室档案数据库进行管理。
（3）电子文件归档范围按现行文件的归档范围执行，只有纸上记载的重要档案材料，也要由形成单位转换成电子文件，实行两套制存档，便于微机全文检索。
（4）各综合档案室要定期把电子文档拷贝至有质量保证的只读光盘上存储，要求拷贝至少两套，一套封存保管，一套供查阅使用。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（5）《机读文件目录》按要求打印一式三份；一份单位自留备查，一份交档案馆，一份存储于电子文件专用盘。
（6）存储电子文件的专用光盘上应贴有标签，标签上注明：单位（加盖公章）、盘号、年度、格式（微机汉字编辑软件名称）、存储件数、领导和微机操作员签名。
（7）把应归档的电子文件与相应的机读目录存在同一载体上面，并将机读目录、相应软件、其他说明等一同归档。
（8）上级部门针对本单位的批复，必须全文注录成电子文件进行归档。
2、电子文件的整理
电子文件的整理要结合本单位的实际，按年度内容、保管期限等因素分类、排列。
3、电子文件的保管
（1）综合档案室对电子文件集中统一保管。
（2）综合档案室应配备相应的处理设备，保证电子档案合格率达到100%。
（3）电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：
1）归档光盘应放入规定的盒内，避免手直接接触盘面，载体应直立存放于防磁装具内，防尘、防变形。
2）环境温度：17°C―20°C，相对湿度：35%―45%，要远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
3）归档光盘要定期进行机读检验，如发现问题及时采取恢复措施。
4）定期检验结果填写电子档案管理登记表。

四、档案的利用
档案归档整理的最终目的是向社会提供利用，为保证档案的完整与安全，各单位要制定相应的借阅制度。
(一)纸质档案的利用
1、一般情况下不利用纸质档案原件，而利用电子档案，如需要利用原件，应按《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定办理借阅手续。
2、各单位档案室提供档案利用，要在档案阅览室进行，如没设档案阅览室的单位，亦要在指定的地方进行阅读，借阅期间，档案员必须在场。
3、各单位档案室提供档案利用时原则上不得外借，利用者要求复印档案，必须按规定办理复印手续，由档案员亲自在本单位的复印机复印。
（二）电子档案的利用
1、电子档案的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。
2、电子档案上网时必需符合国家或部门有关保密规定，要有稳妥的安全保密措施。
3、综合档案室应及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计。

五、其它
（一）凡有下列行为的，区档案局将依照《档案法》、《档案法实施办法》和《山东省档案条例》追究当事人的责任。
1、在产生电子文件的同时没有备份纸质文件，导至文件收集不齐而造成不良后果的；
2、在文件材料归档方法改革工作中，没按要求做好文件、材料的归档、保管工作，造成档案丢失的。
（二）区档案局从2003年开始，将电子文件的归档情况列入每年档案综合检查的内容。
（三）在执行过程中遇到问题与区档案局联系。

　